Functie
Functie: Administratief medewerker openbare ruimte
Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen het team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.
Belangrijkste werkzaamheden
Klachten- en meldingenafhandeling
Beoordelen, sorteren en registreren van meldingen in het zaaksysteem
Uitzetten van meldingen bij de juiste beheerder of afdeling
Bewaken van voortgang en overzicht houden over de afhandeling
Verwerken van terugkoppelingen en administratief afronden in het systeem
Archiveren van meldingen volgens richtlijnen
Algemene administratieve ondersteuning
Plannen en coördineren van afspraken en overleggen
Opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
Bewaken van deadlines en opvolging van acties
Notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
Verwerken en archiveren van documenten en correspondentie
Begraafplaatsadministratie
Bijhouden en actualiseren van registraties
Verwerken van aanvragen en mutaties
Archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
Ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen
Aanvullende werkzaamheden
Ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
Opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
Signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
Ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie
Werkwijze en samenwerking
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team.OrganisatieHet is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.
Meer informatie vindt u op de paginaOnze organisatie.
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
- Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
- Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team
Gunningscriteria
- Aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
- Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie
- Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office
- Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties
Extra informatie
Competenties
Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
Politiek-bestuurlijk sensitief
Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
Je sollicitatie dient uiterlijk 13 oktober 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
