Job Description

Interim Bestuurssecretaresse

Algemene informatie

Startdatum: 13 januari 2025
Duur: 9 maanden, 2 x 6 maanden verlenging mogelijk
Uren per week: 32 uur
Locatie: Zoetermeer

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega’s. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met vijf andere collega’s vorm je het Bestuurssecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen: bestuursadvies, bestuursondersteuning, kabinetszaken, public affairs en directiesecretariaat, met aan het hoofd een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Opdracht

Als bestuurssecretaresse lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer, je werkt immers dichtbij het bestuur. In deze functie zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om goed in te spelen op de behoeften die in de stad leven. Jij zet jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van B&W. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses in het team, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.

Je zorgt voor:
–   agendabeheer, correspondentie en het plannen van afspraken;
–   het doornemen van de agenda van de week met de bestuurder;
–   telefoonbehandeling, verzoeken aannemen en algemene informatie verstrekken;
–   organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten in samenwerking met de afdeling;
–   signaleren en communiceren van zaken waar het bestuur, directe collega’s en de organisatie van op de hoogte moeten zijn;
–   het meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied.

Deze inhuuropdracht wordt toegekend via een aanbestedingsprocedure. De opdrachtgever heeft specifieke eisen en wensen opgesteld. Om in aanmerking te komen, moet je voldoen aan de gestelde eisen. Daarnaast kun je extra punten verdienen door aan de wensen tegemoet te komen

Vereisten

1. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.)
2. Aantoonbare werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie;

Gunningscriteria

3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurs- of directiesecretaresse bij een gemeente (40 punten);
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een 50.000+ gemeente (25 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met Digitaal samenwerken in Microsoft 365 (20 punten);

Competenties
– Organiserend vermogen;
– Goede communicatieve vaardigheden;
– Gevoel voor verhoudingen;
– Zorgvuldig;
– Digitaal vaardig.

Zzp’ers niet toegestaan